Una línea base de cómo se trabaja hoy

Antes de automatizar un proceso establezco una línea base de cómo se realiza actualmente. No requiere un estudio extenso: basta con registrar durante unas semanas qué entra, cuánto se tarda y qué sale mal. Sin esa referencia, nadie puede afirmar después si la automatización ha aportado valor.

Definir cuándo un caso está terminado

Es donde más se distorsionan las comparaciones. Conviene elegir un proceso con un inicio y un final claros. Por ejemplo, una solicitud empieza cuando se recibe y termina cuando sus datos están validados y tiene un responsable asignado.

Esa definición debe mantenerse durante toda la medición. Si antes se contaban solicitudes recibidas y después se cuentan tareas creadas, se están comparando magnitudes distintas.

Separar el tiempo de trabajo del tiempo de espera

Una solicitud puede requerir pocos minutos de atención y permanecer días pendiente de una aprobación. Automatizar esos minutos no reduce la espera, y conviene saberlo antes de empezar.

También registro los casos atípicos, como los que llegan incompletos o los urgentes. Si solo se miden los sencillos, las excepciones, que suelen concentrar la mayor parte del trabajo, quedan fuera del análisis.

Errores y coste de revisión

Registro las correcciones y las solicitudes que se reabren. Con la automatización en marcha, mido además cuántos resultados de la IA revisa una persona y cuánto tiempo le dedica.

Es frecuente que un sistema cierre más tareas y, a la vez, genere más trabajo de comprobación. Medir solo la primera cifra ofrece una visión parcial y no indica qué reglas ajustar.

Una comparación rigurosa

Utilizo la misma definición de cierre en los dos periodos y no mezclo solicitudes sencillas con complejas. Si durante la medición cambia el equipo o aumenta el volumen, lo documento, porque afecta al resultado.

Cuando la muestra es pequeña, lo indico expresamente. Sirve para detectar problemas concretos, pero todavía no para comprometer un ahorro.

Si quieres saber si un proceso merece la pena automatizarlo, aquí explico cómo trabajo o agendamos una reunión y lo analizamos con tu caso.