No empiezo conectando todo el archivo

Cuando una empresa plantea un asistente de IA privado sobre su documentación, lo primero que solicito es una lista de las preguntas que su equipo se hace cada semana: dudas que hoy obligan a buscar un documento o a interrumpir a un compañero. Con esa lista se ve enseguida si la respuesta está documentada y si sigue vigente.

Para una primera versión elegiría los procedimientos de un departamento y un grupo reducido de usuarios. Así se evalúa mucho mejor qué funciona que conectando todos los repositorios a la vez.

Qué significa «privado» en tu caso

«Privado» es un término que transmite seguridad, pero hay que concretarlo: quién puede acceder, qué documentos ve cada persona, dónde se procesan las consultas y durante cuánto tiempo se conservan. Disponer de una interfaz propia o de un servidor dedicado no implica que el modelo se ejecute dentro de la empresa. Con frecuencia, las consultas se procesan en un proveedor externo.

Eso no es un problema en sí mismo. Documento qué servicios intervienen y en qué condiciones, para comprobar que se ajustan a los requisitos de tu empresa.

Cada fuente necesita un responsable

Antes de integrar nada hay que definir cuál es la versión válida de cada fuente y quién la mantiene. Si existen tres copias del mismo procedimiento, el asistente no puede saber cuál prevalece. Tampoco mezclaría documentación aprobada con borradores o actas sin revisar, porque acabarían apareciendo en las respuestas como instrucciones.

Con los permisos ocurre algo similar. Que un documento esté protegido en su repositorio no garantiza que el sistema integrado lo respete. Hay que verificarlo también en el índice de búsqueda y en los fragmentos y registros que se almacenan.

Cómo lo valido

Preparo preguntas cuya respuesta ya conozco y otras que la documentación no resuelve. También pruebo con usuarios de distintos perfiles, para confirmar que nadie recibe información que no le corresponde. Lo ideal es que revise las respuestas alguien que conozca bien la documentación.

Cuando una respuesta falla, identifico la causa: puede faltar el documento, la búsqueda puede haber elegido un fragmento incorrecto o el modelo puede haber añadido una conclusión que la fuente no contiene. Cada causa se corrige de forma distinta. Si una pregunta es ambigua, prefiero que el asistente solicite una aclaración antes que suponer.

Evolución según el uso

Durante la fase piloto registro qué preguntas se repiten y dónde falta información. Muchas mejoras no son técnicas: consisten en redactar o actualizar documentación que no estaba al día. Solo incorporaría nuevas colecciones cuando esté claro quién las mantiene y quién puede consultarlas.

Si estás valorando un asistente sobre la documentación de tu empresa, aquí explico cómo trabajo o agendamos una reunión y lo analizamos con tu caso.